డెబిట్ నోట్స్ అనేది ఒక వ్యాపారం మరొక వ్యాపారంతో వ్యవహరించేటప్పుడు చట్టబద్ధమైన డెబిట్ ఎంట్రీని సృష్టించిందని రుజువు. కొనుగోలుదారుడు పదార్థాలను సరఫరాదారుకు తిరిగి ఇచ్చినప్పుడు మరియు తిరిగి చెల్లించిన మొత్తాన్ని ధృవీకరించాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు ఇది సంభవించవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, కొనుగోలుదారు అకౌంటింగ్ లావాదేవీని ప్రతిబింబించే డెబిట్ నోట్‌ను జారీ చేస్తారు.
అందుకున్న క్రెడిట్ నోట్‌కు ప్రతిస్పందనగా వ్యాపారం డెబిట్ నోట్‌ను జారీ చేయవచ్చు. అమ్మకాలు, కొనుగోలు లేదా రుణ ఇన్వాయిస్‌లలోని పొరపాట్లు (తరచుగా వడ్డీ ఛార్జీలు మరియు ఫీజులు) లోపాన్ని సరిదిద్దడంలో సహాయపడటానికి డెబిట్ నోట్‌ను జారీ చేయమని సంస్థను ప్రేరేపిస్తాయి.
కీ టేకావేస్
- డెబిట్ నోట్ అనేది వ్రాతపూర్వక లావాదేవీ, ఇది ఒక వ్యాపారం మరొక వ్యాపారంతో వ్యవహరించడం ఫలితంగా ఆర్థిక చర్య తీసుకుందని పేర్కొంది; గమనిక అకౌంటింగ్ లాగ్‌లోని డెబిట్ నోట్‌కు అనుగుణంగా ఉంటుంది. వ్యాపారం నుండి వ్యాపార లావాదేవీలు డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ నోట్లను ఉపయోగిస్తాయి; అన్ని గమనికలు నాటివి, క్రమ సంఖ్య, లావాదేవీ యొక్క వివరణ, తిరిగి వచ్చిన వివరాలు మరియు పాల్గొన్న వ్యక్తుల సంతకాలు ఉన్నాయి. ఒక సరఫరాదారు తరువాత పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించిన అండర్-బిల్ ఇన్వాయిస్ డెబిట్ నోట్ యొక్క విలక్షణ ఉదాహరణ; స్టోర్ దాని సరఫరాదారుకు ఉత్పత్తులను తిరిగి ఇవ్వడం మరియు తిరిగి చెల్లించడం చూడటం మరొక ఉదాహరణ.
లావాదేవీలలో డెబిట్ నోట్స్
డెబిట్ నోట్స్ మరియు క్రెడిట్ నోట్స్ దాదాపు ఎల్లప్పుడూ బిజినెస్-టు-బిజినెస్ (బి 2 బి) లావాదేవీలలో పాల్గొంటాయి. అవి అకౌంటింగ్ లాగ్‌లలో డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ ఎంట్రీలకు అనుగుణంగా ఉంటాయి, ఇవి మునుపటి వ్యాపార లావాదేవీకి రుజువుగా పనిచేస్తాయి. వాటిని డెబిట్ మెమోలు అని కూడా పిలుస్తారు.
డెబిట్ నోట్స్ సాధారణంగా అన్నింటికీ ఒకే సాధారణ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి: నోట్ యొక్క తేదీ, ఒక క్రమ సంఖ్య, ముందు వ్యాపార లావాదేవీ యొక్క సంక్షిప్త వివరణ, తిరిగి వచ్చిన వస్తువుల వివరాలు (అమ్మకపు పన్నులు మరియు ఇన్వాయిస్ సూచనతో సహా) మరియు తగిన సంస్థ సంతకాలు అధికారులు.
అండర్ బిల్ ఇన్వాయిస్ తరువాత డెబిట్ నోట్ గురించి మీరు ఎక్కువగా వినవచ్చు. ఒక సరఫరాదారు ఒక క్లయింట్‌కు $ 10, 000 విలువైన వస్తువులను పంపించాడని అనుకుందాం, కాని, 500 9, 500 కు ఇన్వాయిస్ మాత్రమే పంపాను. దాని పొరపాటును గ్రహించిన తరువాత, సమస్యను పరిష్కరించడానికి మరియు దాని అకౌంటింగ్ రికార్డులకు సరైన సర్దుబాట్లు చేయడానికి సరఫరాదారు client 500 వ్యత్యాసం కోసం తన క్లయింట్‌కు డెబిట్ నోట్‌ను సమర్పించవచ్చు.
డెబిట్ నోట్స్, డెబిట్ మెమోలు, డెబిట్ రశీదులు మరియు ఇన్వాయిస్లు అన్నీ ప్రకృతిలో సమానంగా ఉంటాయి మరియు వ్యాపారాల మధ్య ఆర్థిక లావాదేవీలను ప్రదర్శించే చట్టబద్ధమైన పత్రాలు; ఏదేమైనా, "డెబిట్ రశీదు" అనే పదం బి 2 బి లావాదేవీలలో ఎప్పుడైనా ఉపయోగించబడుతుంది.
డెబిట్ రసీదులు
"డెబిట్ నోట్" మరియు "డెబిట్ రసీదు" అనే పదాల మధ్య కొంత అస్పష్టత ఉంది. కొన్నిసార్లు డెబిట్ రశీదును డెబిట్ నోట్‌తో పరస్పరం మార్చుకుంటారు - ఇతర సమయాల్లో, డెబిట్ రశీదులు అంటే కస్టమర్ ఒక కంపెనీకి డబ్బు చెల్లించాల్సి ఉందని నిరూపించే వ్రాతపూర్వక రికార్డులను వివరించడానికి మాత్రమే. బి 2 బి లావాదేవీలకు ఉపయోగించే డెబిట్ రశీదు అనే పదాన్ని చూడటం చాలా అరుదు.
రసీదులు
డెబిట్ నోట్ లేదా డెబిట్ రసీదు ఇన్వాయిస్‌తో సమానంగా ఉంటుంది. ప్రధాన వ్యత్యాసం ఏమిటంటే ఇన్వాయిస్లు ఎల్లప్పుడూ అమ్మకాన్ని చూపుతాయి, ఇక్కడ డెబిట్ నోట్స్ మరియు డెబిట్ రసీదులు ఇప్పటికే జరిగిన లావాదేవీలపై సర్దుబాట్లు లేదా రాబడిని ప్రతిబింబిస్తాయి.
సాంప్రదాయిక ఇన్వాయిస్‌లకు డెబిట్ నోట్లను ప్రత్యామ్నాయం చేయవచ్చు, అది వ్యాపారం యొక్క సాధారణ పరిధికి వెలుపల మంచి లేదా సేవ అందించబడుతుంది. ఇది రెండు అకౌంటింగ్ విభాగాలకు లావాదేవీని వేరు చేయడానికి సహాయపడుతుంది మరియు జారీ చేసే సంస్థను కొత్త రకం ఇన్వాయిస్ సృష్టించకుండా ఉంచుతుంది.
బి 2 బి లావాదేవీలు సాధారణంగా క్రెడిట్ పొడిగింపుపై ఆధారపడి ఉంటాయి, ఇక్కడ ఒక విక్రేత చెల్లించే ముందు ఒక సంస్థకు రవాణాను పంపుతాడు, తరువాత డెలివరీ తర్వాత చెల్లించాల్సిన మొత్తానికి కంపెనీని ఇన్వాయిస్ చేస్తాడు; ఈ లావాదేవీలను ట్రాక్ చేయడానికి ఉపయోగించే అకౌంటింగ్ పద్ధతి డెబిట్స్ మరియు క్రెడిట్స్.
మెటీరియల్ రిటర్న్స్
డెబిట్ నోట్లను వ్యాపార లోపాలకు వ్యతిరేకంగా దావాలుగా భావించండి. కొనుగోలుదారు నుండి విక్రేత లేదా సరఫరాదారుకు తిరిగి వచ్చిన వస్తువుల విషయంలో, డెబిట్ నోట్ కొనుగోలుదారు పుస్తకాలలో (అకౌంటింగ్ లాగ్‌లు) మార్పును చూపిస్తుంది మరియు తిరిగి వచ్చిన క్రెడిట్‌ను అభ్యర్థిస్తుంది. రివర్సల్‌కు రుజువుగా సరఫరాదారు / విక్రేత తరచుగా క్రెడిట్ నోట్‌ను పంపుతారు.
ఉదాహరణకు, కంపెనీ XYZ తన సరఫరాదారు, కంపెనీ ABC కి పదార్థాన్ని తిరిగి ఇచ్చే కేసును పరిగణించండి. దాన్ని తిరిగి చెల్లించాల్సిన మొత్తాన్ని నిరూపించడానికి, XYZ డెబిట్ నోట్‌ను డ్రాఫ్ట్ చేస్తుంది. అసలు కొనుగోలు $ 5, 000 కోసం, కాబట్టి డెబిట్ నోట్ పదార్థాల ధరతో పాటు స్థానిక అమ్మకపు పన్ను రేట్లను ప్రతిబింబిస్తుంది. వస్తువుల పన్నులు మరియు ధర ఎల్లప్పుడూ నోట్లో ప్రత్యేక లైన్ వస్తువులుగా ఉండాలి.
రసీదు పొందిన తరువాత, ABC అవగాహనకు రుజువుగా ఒక చిన్న క్రెడిట్ నోట్‌ను సృష్టించాలి, ఆపై XYZ (డెబిట్ నోట్లో సరైన సమాచారం ఉన్నంత వరకు) తిరిగి చెల్లించడానికి (లేదా క్రెడిట్ ఇవ్వడానికి) ముందుకు సాగాలి.
వడ్డీ / కమిషన్ స్వీకరించదగినది
ఒక వ్యాపారం చేసిన సేవలకు రుణదాతకు లేదా మూడవ పక్షానికి కమిషన్‌కు రుణపడి ఉంటారని అనుకుందాం. అటువంటప్పుడు, స్వీకరించిన క్రెడిట్ నోట్‌కు ప్రతిస్పందించడానికి డెబిట్ నోట్ సాధారణంగా జారీ చేయబడుతుంది, కాని రుణగ్రహీత ఎప్పుడూ అసంపూర్తిగా ఒకదాన్ని జారీ చేయవచ్చు.
కమీషన్ స్వీకరించదగిన డెబిట్ నోట్లు మాతృ సంస్థలు మరియు అనుబంధ సంస్థల మధ్య సాధారణం. వడ్డీ స్వీకరించదగిన డెబిట్ నోట్లను ముందస్తు చెల్లింపులను సర్దుబాటు చేయడానికి లేదా రికార్డ్ కీపింగ్ యొక్క సాధారణ రూపంగా ఉపయోగించవచ్చు.
