కొన్ని లావాదేవీలతో కూడిన చిన్న వ్యాపారం కోసం, అవగాహన ఉన్న వ్యాపార యజమాని అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు ప్రత్యామ్నాయంగా ఎక్సెల్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. ఎక్సెల్ సాధారణ లెడ్జర్‌ను సృష్టించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి అవసరమైన అన్ని సాధనాలను కలిగి ఉంది, అయితే దీనికి ప్రాథమిక అకౌంటింగ్‌పై దృ understanding మైన అవగాహన మరియు వివరాలకు శ్రద్ధ అవసరం. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో పెట్టుబడులు పెట్టడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారా లేదా వనరులు ఉన్నాయో లేదో తెలియని వ్యాపార యజమానులకు, అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ కొనుగోలు చేసే వరకు అకౌంటింగ్ రికార్డులను ఉంచడం ప్రారంభించడానికి ఎక్సెల్ మంచి ప్రదేశం.
ఎక్సెల్ ను జనరల్ లెడ్జర్‌గా ఉపయోగించడం
సరళమైన రికార్డ్ కీపింగ్ సెటప్‌లో మొదట లావాదేవీ తేదీ, లావాదేవీల వివరణ మరియు ఇన్వాయిస్ లేదా చెక్ నంబర్లు వంటి సూచన సంఖ్య కోసం నిలువు వరుసలు ఉండాలి. తదుపరి నిలువు వరుసలు సంవత్సరంలో ఉపయోగించాల్సిన ప్రతి ఖాతాలను జాబితా చేస్తాయి. జాగ్రత్తగా ఆలోచించడం ఖాతాల ఎంపికలోకి వెళ్ళాలి, ఎందుకంటే తిరిగి వెళ్లి తరువాత మార్పులు చేయడం కష్టం. ఎడమ నుండి కుడికి, జాబితా చేయబడిన మొదటి ఖాతాలు ఆదాయ ప్రకటన ఖాతాలు, ఆదాయాలతో ప్రారంభించి ఖర్చులతో ముగుస్తాయి. తదుపరిది ఆస్తి ఖాతాలు, తరువాత బాధ్యత ఖాతాలు మరియు చివరగా ఏదైనా ఈక్విటీ ఖాతాలు.
కంపెనీ లావాదేవీలన్నింటినీ ట్రాక్ చేయడానికి జనరల్ లెడ్జర్ డబుల్ ఎంట్రీ బుక్‌కీపింగ్‌ను ఉపయోగిస్తుంది మరియు ఎక్సెల్ ను సాధారణ లెడ్జర్‌గా ఉపయోగించడం ప్రారంభించే ముందు ఈ భావనపై దృ understanding మైన అవగాహన కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం.
డబుల్ ఎంట్రీ బుక్కీపింగ్ అంటే ఏమిటి?
ఇది క్రొత్త సంస్థ అయితే, మొదటి లావాదేవీ సంస్థలో పెట్టుబడి పెట్టిన ఈక్విటీ అవుతుంది. ఉదాహరణగా, జేన్ అనే వ్యవస్థాపకుడు ఒక యంత్ర దుకాణాన్ని తెరవాలని నిర్ణయించుకుంటాడు. వ్యాపారాన్ని ప్రారంభించడానికి ఆమె పొదుపు నుండి 50, 000 750, 000 కలిగి ఉంది మరియు నిధులతో వ్యాపార తనిఖీ ఖాతాను తెరుస్తుంది.
డబుల్ ఎంట్రీ బుక్కీపింగ్ భావనలను ఉపయోగించి, ఈ లావాదేవీ సంస్థ యొక్క నగదు ఖాతాను (డెబిట్ ఎంట్రీ) పెంచుతుందని మరియు యజమాని యొక్క ఈక్విటీ ఖాతా (క్రెడిట్ ఎంట్రీ) పెరుగుదల ద్వారా ఆఫ్సెట్ అవుతుందని జేన్కు తెలుసు. ఈ ఎక్సెల్ వ్యవస్థలో, అన్ని డెబిట్ ఎంట్రీలు సానుకూల విలువలుగా నమోదు చేయబడాలి, అన్ని క్రెడిట్ ఎంట్రీలు ప్రతికూల విలువలతో రికార్డ్ చేయాలి.
ఈ ఉదాహరణలో, జేన్ లావాదేవీ తేదీని మరియు స్ప్రెడ్‌షీట్ యొక్క మొదటి వరుసలో “మూలధన పెట్టుబడి” వంటి వివరణను నమోదు చేయాలి. ఆమె స్ప్రెడ్‌షీట్ యొక్క “నగదు” ఖాతా కాలమ్‌లో పాజిటివ్ 50, 000 750, 000 ఎంట్రీని, స్ప్రెడ్‌షీట్ యొక్క “యజమాని ఈక్విటీ” ఖాతా కాలమ్‌లోకి 50, 000 750, 000 ఎంట్రీని ఇస్తుంది. సంఖ్యలను ధృవీకరించడానికి, ప్రతి వరుసలోని మొత్తం ఎంట్రీలు సున్నా డాలర్లకు ఉండేలా జేన్ ఒక సమ్ ఫార్ములాను ఉపయోగించాలి.
అక్కడ నుండి, జేన్ ప్రతి లావాదేవీకి ఒక లైన్ ఎంటర్ చేస్తూనే ఉంటాడు. కంపెనీ నగదుతో ఆమె పరికరాలను కొనుగోలు చేస్తే, జేన్ "పరికరాలు" ఖాతా కాలమ్‌కు డెబిట్ లేదా పాజిటివ్ ఎంట్రీని చూపించడానికి ఒక లావాదేవీని మరియు "నగదు" ఖాతా కాలమ్‌కు క్రెడిట్ లేదా నెగటివ్ ఎంట్రీని ప్రవేశపెడతాడు. ఆమె ఒక కస్టమర్‌కు మ్యాచింగ్ సేవలను విక్రయిస్తే, ఆమె "రాబడి" ఖాతాకు క్రెడిట్‌ను మరియు "ఈక్విటీ" ఖాతాకు డెబిట్‌ను రికార్డ్ చేస్తుంది.
చివరగా, ప్రతి ఖాతా కాలమ్ మొత్తాన్ని స్ప్రెడ్‌షీట్ దిగువన సంగ్రహించాలి. ప్రస్తుత నికర ఆదాయాన్ని లెక్కించడానికి అన్ని ఆదాయ ఖాతాల మొత్తాన్ని కలిపి చేర్చవచ్చు. లెక్కించడానికి అవసరమైన విధంగా ఇతర నిలువు వరుసలను కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు, ఉదాహరణకు, మొత్తం ఆస్తులు, మొత్తం బాధ్యతలు మరియు మొత్తం ఈక్విటీ.
