ఆర్థిక నిపుణుల కోసం సమయ నిర్వహణ చిట్కాలు

ఆర్థిక ప్రపంచం అత్యంత పోటీతత్వ కార్యాలయంగా అభివృద్ధి చెందింది. ఏ ఒక్క రోజులో 24 గంటలు మాత్రమే ఉన్నప్పటికీ, సామెత చెప్పినట్లుగా, సమయం డబ్బు. అందువల్ల, సమర్థవంతమైన సమయ నిర్వహణ అనేది ఏదైనా ఫైనాన్స్ ప్రొఫెషనల్‌కు మరింత ఉత్పాదకతగా మారడానికి మరియు పనికి దూరంగా నాణ్యమైన సమయాన్ని పెంచడానికి ఒక పోటీ ప్రయోజనం.

అయినప్పటికీ, చాలా పరధ్యానం ఉన్నాయి, అవి మిమ్మల్ని అవసరమైనదానికంటే ఎక్కువసేపు పనిలో ఉంచుతాయి. ఈ సాధారణ సమయం వృధా చేసే వాటి గురించి తెలుసుకోవడానికి చదవండి మరియు తక్కువ సమయ నిర్వహణ చిట్కాల గురించి తెలుసుకోండి, తక్కువ సమయంలో ఎక్కువ పనిని పొందగలుగుతారు.

బ్లాక్ హోల్

ఉత్పాదకతను పీల్చుకునే వివిధ సమయ వ్యర్థాలు ఉన్నాయి. ఉదాహరణకు, ఫైనాన్స్ నిపుణులు మల్టీ టాస్క్‌కు నిరంతరం శోదించబడతారు. మీరు సలహాదారు అని అనుకుందాం, మరియు బుధవారం ఉదయం 8:30 మరియు 10 మధ్య, మీరు ఈ క్రింది వాటిని సాధించగలుగుతారు:

• మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో పని చేస్తారు, కానీ రెండు కొత్త ఇమెయిల్ సందేశాలతో అంతరాయం కలిగించిన తర్వాత ఆపివేయండి, ఆపై వరుసగా ఆరు ఇమెయిల్‌లను పంపండి, తరువాత ఇన్‌స్టాగ్రామ్‌లో కళాశాల స్నేహితుడి వివాహ చిత్రాలను తనిఖీ చేయడం ద్వారా, స్లాక్ సందేశం ద్వారా కంపెనీ సామాజిక విహార ఆహ్వానాన్ని అంగీకరించండి, ముందు కాబోయే క్లయింట్ల నుండి రెండు unexpected హించని కాల్‌లను ఫీల్డింగ్ చేయడం మరియు సిబ్బంది సమావేశానికి మీరు ఐదు నిమిషాలు ఆలస్యం అవుతున్నారని మీకు గుర్తు చేయడం ద్వారా మీ మేనేజర్ ఆగిపోతున్నప్పుడు అకస్మాత్తుగా వేలాడదీయవలసి వస్తుంది.

ఇది మీకు సాధారణ ఉదయంలా అనిపిస్తుందా? అలా అయితే, మరియు ప్రత్యేకంగా మీరు ఒక ప్రైవేట్ ఈక్విటీ సంస్థ లేదా ఇన్వెస్ట్మెంట్ బ్యాంక్ వంటి కట్‌త్రోట్ కార్పొరేట్ వాతావరణంలో పనిచేస్తుంటే, మీ తోటివారితో పోలిస్తే మీరు చాలా తక్కువ పనితీరులో ఉంటారు.

ఇప్పటి నుండి ఐదు లేదా పది సంవత్సరాలు, మీరు సాధించిన అన్ని బిజీవర్క్‌ల కోసం ఎవరూ మిమ్మల్ని గుర్తుంచుకోరు, పట్టించుకోరు లేదా ప్రోత్సహించరు. థామస్ జెఫెర్సన్ చాలా కాగితాల మార్పులను పూర్తి చేసి, స్వాతంత్ర్య ప్రకటన రాయడానికి ఎప్పుడూ సహాయం చేయకపోతే ప్రపంచం పట్టించుకుంటుందా? మీ ఉద్యోగంలో కూడా ఇది వర్తిస్తుంది - మీ సంస్థ అవసరమైన పని మరియు కళాఖండాలకు విలువ ఇస్తుంది, బిజీవర్క్ కాదు.

ప్రణాళిక

ప్రతి ఆదివారం మధ్యాహ్నం, మీ రాబోయే వారంలోని "చేయవలసిన" ​​జాబితాను పూర్తి చేయండి, మీ అన్ని పరికరాల్లో సమకాలీకరించే అనువర్తనం లేదా వెబ్ సేవను ఉపయోగించడం మంచిది. పనిలో మరియు మీ వ్యక్తిగత జీవితంలో మీ విజయానికి ఖచ్చితంగా కీలకమైన అంశాలను హైలైట్ చేయండి. హైలైట్ చేయనివి బహుశా మీరు అప్పగించగల, ఆలస్యం చేసే లేదా పూర్తిగా నివారించగల విషయాలు.

ఫైనాన్స్‌లో, క్లిష్టమైన డెలివరీలలో నివేదికలు లేదా పరిశోధనలు ఉన్నాయి, అవి గడువుకు ముందే ఖచ్చితమైనవి మరియు సమర్పించాల్సిన అవసరం ఉంది. ఈ నివేదికల నాణ్యతను మెరుగుపరచడంపై మీరు దృష్టి కేంద్రీకరిస్తే, మీ సంస్థ మంచి సేవలను అందించడం కంటే, అందువల్ల మీరు కీయేతర వస్తువులకు (తక్కువ-ప్రాధాన్యత గల ఇమెయిల్‌లకు సమాధానం ఇవ్వడం లేదా ఎక్కువ కాలం పాల్గొనడం వంటివి) సమయాన్ని కేటాయించవచ్చు. -విండెడ్ సమావేశం).

అదేవిధంగా, ప్రతిరోజూ పని నుండి బయలుదేరడానికి పది నిమిషాల ముందు, మరుసటి రోజు చర్య అంశాలను జాబితా చేసి, ప్రాముఖ్యత మరియు ప్రాధాన్యత క్రమంలో వాటిని నంబర్ చేయండి. మళ్ళీ, మీరు నిజంగా చేయవలసిన అవసరం లేని అన్ని విషయాలను నిరంతరం మీరే అడగండి - ఒక నిర్దిష్ట ఉత్పాదకత పరిమితిని అందుకోలేని విషయాలు.

(అలాగే, ఆర్థిక పరిశ్రమలో మీ సముచిత స్థానాన్ని కనుగొనండి.)

బహువిధి

ఫైనాన్స్‌లో విజయం అనేది క్లిష్టమైన మరియు తక్షణ బట్వాడాపై ఎల్లప్పుడూ బట్వాడా చేయగల సామర్థ్యాన్ని తగ్గిస్తుంది. మీ ఫైనాన్స్ నిర్వాహకులు ఆధారపడే కీలకమైన సమాచారం మరియు డేటా పాయింట్లు ఏమిటి? మీ సంస్థ మరియు / లేదా మీ ఖాతాదారులకు విజయం సాధించడంలో మీరు ఏమి ఇవ్వగలరు? ఇది ఆడిట్ నివేదికను సకాలంలో సమర్పించడం, ప్రతిపాదిత ప్రాజెక్టుపై నికర ప్రస్తుత విలువ యొక్క ఖచ్చితమైన లెక్కలు లేదా ఎక్సెల్ పై సూత్రాలు సరైన మొత్తం మొత్తానికి దారితీసేలా చూసుకోవడం వంటివి ఉన్నాయా?

రోజు చివరిలో, మీరు మార్పిడి చేసిన అన్ని ఇమెయిల్‌లు, మీరు హాజరైన సోషల్ క్లబ్ సమావేశాలు లేదా మీ క్యాబినెట్‌లోని ఫోల్డర్‌ల కాలక్రమానుసారం దాఖలు చేయడం గురించి ఎవరూ పట్టించుకోరు. మల్టీ టాస్కింగ్ వారి యజమానులు వారి నుండి నిజంగా ఆశించే కొన్ని క్లిష్టమైన డెలివరీలపై వ్యక్తులు ఉత్తమంగా ఇవ్వకుండా నిరోధిస్తుంది.

ముఖ్యమైన, కష్టమైన, అత్యవసర మరియు అత్యధిక విలువైన చర్య అంశాలను ముందుగా చేయండి. ఫైనాన్స్‌లో విజయం మీ పనులను మీరు ఎలా చేరుకోవాలో పద్ధతుల్లో సరళతను కలిగి ఉంటుంది. బాగా చదివిన మరియు ప్రారంభించని ఇటీవలి గ్రాడ్యుయేట్ కోసం ఇది క్రూరంగా అనిపించవచ్చు, కానీ ఒక సమయంలో ఒక పని చేయండి మరియు అది పూర్తయ్యే వరకు ఆగవద్దు. మీ పనులు దీర్ఘకాలిక ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించినవి అయితే, దాన్ని స్వల్పకాలిక మైలురాళ్లుగా కత్తిరించండి మరియు సమయానికి ముందే పూర్తి చేయండి. హెన్రీ ఫోర్డ్ చెప్పినట్లుగా, "మీరు దీన్ని చిన్న ఉద్యోగాలుగా విభజిస్తే ఏమీ కష్టం కాదు." ప్రారంభం నుండి ముగింపు వరకు పనులు చేయడం ఖరీదైన అసమర్థతలను తొలగిస్తుంది ఎందుకంటే మీరు నిరంతరం ప్రారంభించకుండా మరియు విభిన్న, సంబంధం లేని అంశాలపై రీకాలిబ్రేట్ చేయకుండా ఉంటారు.

(ప్రొఫెషనల్స్ కోసం ఫైనాన్షియల్ కెరీర్ ఎంపికలతో ఫైనాన్స్ పరిశ్రమలో ఉద్యోగాల రకాలను అన్వేషించండి.)

ఇన్బాక్స్

మీ ఇన్‌బాక్స్ ప్రధాన సమయం వృధా. మీ ఇమెయిళ్ళలో ఎక్కువ భాగం మీ తక్షణ పనులకు అసంబద్ధం అయితే, మీరు మీ రోజును చెత్త సమాచారంతో నింపేస్తున్నారు.

దీనిని నివారించడానికి:

• మీ ఇమెయిల్‌ను తనిఖీ చేయడానికి ముందుగా నిర్ణయించిన సమయాన్ని సెట్ చేయండి మరియు మీ ఇన్‌బాక్స్‌ను రోజుకు మూడు లేదా నాలుగు సార్లు మించకుండా తనిఖీ చేయండి. మీరు పొందవలసిన ఇ-మెయిల్‌ల కోసం గంటల తర్వాత ఫోల్డర్‌ను సృష్టించండి, కానీ అది అత్యవసరం కాదు. మీ నుండి ప్రతిస్పందన పొందడానికి ముందు కొన్ని పనిదినాల కోసం వేచి ఉండగలిగే ముఖ్యమైన అభ్యర్థనలను తిరిగి పొందడానికి ఈ ఫోల్డర్ మీకు ప్రత్యేకంగా సహాయపడుతుంది.మీ పనిదినంలో అత్యంత క్లిష్టమైన ఇమెయిల్‌లను మాత్రమే పంపండి. మీ గుంపులో నవీకరించబడటం చాలా ముఖ్యం అయితే, మీ ఇన్‌బాక్స్‌ను అసంబద్ధమైన సందేశాలతో నింపే అనుభవం లేని లేదా తక్కువ క్రమశిక్షణ గల సహోద్యోగుల ద్వారా మీ సమయం యొక్క ప్రధాన భాగం వృధా అవుతుంది. పనికి సంబంధించిన వాటికి ప్రతిస్పందించకపోవడం ద్వారా మీరు ఈ రకమైన ఇమెయిల్‌లను తగ్గించవచ్చు.మీరు పని నుండి బయలుదేరే ముందు మీ ఇన్‌బాక్స్‌ను ఖాళీ చేయండి. ప్రాజెక్ట్-సంబంధిత ఫోల్డర్‌లను సృష్టించడం ద్వారా మీరు దీన్ని సాధించవచ్చు, దీనిలో మీరు నిర్దిష్ట సమస్యలకు సంబంధించిన ఇమెయిల్‌లను పార్క్ చేయవచ్చు. మీ ఇన్బాక్స్ ఖాళీగా ఉంచడం వల్ల మీ దృష్టి నుండి నాన్-కోర్ సందేశాలను తొలగించడం ద్వారా మీ సమయం ఆదా అవుతుంది. రాబోయే కొద్ది గంటల్లో లేదా మరుసటి రోజులో ఖచ్చితంగా శ్రద్ధ అవసరం అంశాలు ఉంటే, వాటిని అత్యవసర ఫోల్డర్‌లో ఉంచండి.

ఇతర సమయం ఆదా చిట్కాలు

మీరు నిజంగా ఎంత సమయం వృధా చేస్తున్నారో తెలుసుకోండి

చిన్నవిషయమైన విషయాలపై మీరు వృధా చేసిన అంచనా సమయాన్ని నమోదు చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే సరళమైన స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను సృష్టించండి. దీన్ని రోజూ చేయండి. మీరు ఈ అలవాటును అభివృద్ధి చేసుకుని, కొనసాగిస్తున్నప్పుడు, మీరు ముఖ్యమైన విషయాలను ఎదుర్కునేటప్పుడు వాటిని గుర్తించడానికి మీరే శిక్షణ పొందుతారు.

పేపర్ పత్రాలను ఒకసారి మాత్రమే ప్రాసెస్ చేయండి

అవి ప్రాసెస్ చేయబడిన తర్వాత, మీరు వాటిని ఫైల్ చేయవచ్చు, సమర్పించవచ్చు లేదా వాటిని వదిలించుకోవచ్చు.

మీ సహోద్యోగులకు ప్రత్యక్ష సందేశం

మీ కార్యాలయం చుట్టూ లేదా విభాగాల మధ్య నడవడం మీకు వారానికి కొన్ని గంటలు ఖర్చు అవుతుంది - మరియు ఇది వార్షిక ప్రాతిపదికన ఎంత ఖరీదైనదో మాకు తెలుసు. ఇది ఒక ముఖ్యమైన లేదా సంక్లిష్టమైన విషయం కాకపోతే, కార్పొరేట్ మెసేజింగ్ సిస్టమ్ లేదా ఆమోదించిన వెబ్ సేవ ద్వారా ప్రత్యక్ష సందేశాలను ఉపయోగించడం అనేది అనేక రకాల ప్రశ్నలకు త్వరగా సమాధానాలు పొందడానికి మరింత సమర్థవంతమైన మార్గం.

ఏదైనా ఇచ్చిన సమయంలో ప్రతిదీ ఎక్కడ ఉందో తెలుసుకోండి

ఇందులో ఎలక్ట్రానిక్ మరియు కాగితం సమాచారం రెండూ ఉంటాయి. మీరు మీ సమయాన్ని విలువైనదిగా భావిస్తే, విషయాల కోసం వెతుకుతూ వృథా చేయకండి.

మీ పనులను నాలుగు వర్గాలలో వేరు చేయండి:

1. అత్యవసరం మరియు ముఖ్యమైనది - కఠినమైన మరియు సమీపించే గడువులతో ఆర్థిక మరియు అకౌంటింగ్ నివేదికలు వంటివి.

   అత్యవసరం మరియు ముఖ్యమైనది కాదు - మీ ఫైనాన్స్ గ్రూపులోని నెట్‌వర్కింగ్, శిక్షణా తరగతులు మొదలైనవి.

   అత్యవసరం మరియు ముఖ్యమైనది కాదు - మీ ఇన్‌బాక్స్ నుండి విపరీతమైన సందేశాలు మరియు క్లబ్ సమావేశాల కోసం "గడువు తేదీలను సైన్ అప్ చేయండి" వంటివి.

   అత్యవసరం కాదు మరియు ముఖ్యమైనది కాదు - వెండింగ్ మెషిన్ ద్వారా పది నిమిషాల సంభాషణలు, ఫాంటసీ ఫుట్‌బాల్‌ను తనిఖీ చేయడం మొదలైనవి.

(సహజంగానే, మీరు మీ రోజులో సాధ్యమైనంతవరకు మొదటి వర్గానికి ఖర్చు చేయాలి.)

ప్రతినిధి, ప్రతినిధి, ప్రతినిధి

మీరు సంస్థలో పైకి వెళ్ళేటప్పుడు ఇది మిమ్మల్ని ప్యాక్ నుండి వేరు చేస్తుంది. మీరు మాత్రమే అమలు చేయగల పనులను నిర్వహించండి. మీరు మీ సమయ-నిర్వహణ నైపుణ్యాలను మెరుగుపరుచుకున్నప్పుడు, మీకు త్వరలో మీకు ప్రత్యక్ష నివేదికలు కేటాయించబడతాయి. సాధ్యమైనంతవరకు మిమ్మల్ని మీరు నిర్వహించాల్సిన అవసరం లేని పనులను కేటాయించండి. మీరు ఖచ్చితంగా మీ శ్రద్ధ లేదా నైపుణ్యం అవసరమయ్యే పనులను మాత్రమే చేయాలి.

మీ వ్యక్తిత్వాన్ని నిర్వహించవద్దు

ఫైనాన్స్ నిపుణులు సమయ నిర్వహణ నైపుణ్యాలను కలిగి ఉండాలి, కాని వారికి అంతర్గత సహోద్యోగులతో మరియు బాహ్య సమాజంతో సత్సంబంధం మరియు సద్భావన ఉండాలి. సమయానికి ప్రత్యేకంగా దృష్టి కేంద్రీకరించడం వలన మీరు రాపిడిగా కనబడతారు, ఇది మీ చుట్టూ ఉన్నప్పుడు చాలా మంది సామాజిక మరియు వ్యాపార అభివృద్ధి సెట్టింగ్‌లతో సహా వారిని నిలిపివేస్తుంది. మీరు జాగ్రత్తగా లేకపోతే, మీరు సమయ నిర్వహణ గురువు అని ఆలోచిస్తూ తిరుగుతారు, కానీ మీ నుదిటిపై ఉన్న "సోషల్ ఇడియట్" స్టాంప్ గురించి మీకు పూర్తిగా తెలియదు.

కమ్యూనికేషన్, నాయకత్వం మరియు వ్యాపార అభివృద్ధి నైపుణ్యాలు సమయ నిర్వహణ నైపుణ్యాలకు అంతే ముఖ్యమైనవి. ఫైనాన్స్ నిపుణులు వారి కెరీర్‌లో ముందుకు సాగడంతో, తదుపరి స్థాయికి (అంటే ఎగ్జిక్యూటివ్ స్థాయి) చేరుకోవడానికి వారికి సహాయపడటంలో సమయ నిర్వహణ నైపుణ్యాలు మాత్రమే సరిపోవు.

బాటమ్ లైన్

(మరింత, చదవండి ఆర్థిక సామర్థ్యం: సమయ నిర్వహణకు విశ్లేషకుల గైడ్.)