వోచర్ అంటే ఏమిటి?
ఒక రసీదు అనేది ఒక సంస్థ యొక్క ఖాతాలు చెల్లించవలసిన విభాగం ఉపయోగించే బాధ్యత, చెల్లింపును ఆమోదించడానికి అవసరమైన అన్ని సహాయక పత్రాలను సేకరించి దాఖలు చేయడానికి ఉపయోగించే పత్రం. ఒక రసీదు తప్పనిసరిగా చెల్లించవలసిన ఖాతాల కోసం బ్యాకప్ పత్రాలు. చెల్లించవలసిన ఖాతాలు విక్రేతలు మరియు సరఫరాదారులకు కంపెనీలు చెల్లించాల్సిన స్వల్పకాలిక బిల్లులు.
వోచర్ ముఖ్యం ఎందుకంటే ఇది ప్రతి చెల్లింపు సరిగ్గా అధికారం కలిగి ఉందని మరియు కొనుగోలు చేసిన వస్తువులు లేదా సేవలు వాస్తవానికి అందుతున్నాయని నిర్ధారించే అంతర్గత అకౌంటింగ్ నియంత్రణ విధానం.
కీ టేకావేస్
- ఒక వోచర్ అనేది ఇన్వాయిస్ కోసం సహాయక పత్రాలను కలిగి ఉన్న సంస్థ యొక్క ఖాతాలు చెల్లించవలసిన విభాగం ఉపయోగించే పత్రం. ఒక రసీదు తప్పనిసరిగా చెల్లించవలసిన ఖాతాల కోసం బ్యాకప్ పత్రాలు, ఇవి కంపెనీలు విక్రేతలు మరియు సరఫరాదారులకు చెల్లించాల్సిన బిల్లులు. ఒక వోచర్‌లోని పత్రాలు సరఫరాదారుని కలిగి ఉంటాయి ఇన్వాయిస్, చెల్లించాల్సిన మొత్తం, గడువు తేదీ, సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలు మరియు షిప్పింగ్ రశీదులు. చెల్లించాల్సిన బకాయి వోచర్‌ల మొత్తం మొత్తం, మరియు ఒక మొత్తాన్ని బ్యాలెన్స్ షీట్లో చెల్లించవలసిన ఖాతాలుగా నమోదు చేస్తారు.
వోచర్లు ఎలా పని చేస్తాయి
అకౌంటింగ్ వ్యవధిలో కంపెనీలు సరఫరాదారులు మరియు విక్రేతలకు వివిధ స్వల్పకాలిక ఆర్థిక బాధ్యతలను కలిగి ఉంటాయి. కంపెనీ వస్తువుల ఉత్పత్తిలో ఉపయోగించే సరఫరాదారుల నుండి జాబితా లేదా ముడి పదార్థాలను కొనుగోలు చేయాల్సి ఉంటుంది. సరఫరాదారులు తప్పనిసరిగా సంస్థకు క్రెడిట్ పొడిగింపును మంజూరు చేస్తారు, సమీప భవిష్యత్తులో 30, 60 లేదా 90 రోజులు చెల్లింపు చేయడానికి అనుమతిస్తారు.
వోచర్ అనేది ఒక రూపం, ఇది చెల్లించాల్సిన డబ్బును చూపించే అన్ని సహాయక పత్రాలు మరియు చెల్లించాల్సిన బాకీ కోసం సరఫరాదారు లేదా విక్రేతకు చెల్లించే చెల్లింపులు. వోచర్ మరియు అవసరమైన పత్రాలు వోచర్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయబడతాయి. వోచర్‌లోని కొన్ని సహాయక పత్రాలు వీటిని కలిగి ఉంటాయి:
- చెల్లించాల్సిన సరఫరాదారు విక్రేత లేదా సరఫరాదారు పేరు నుండి ఇన్వాయిస్ చెల్లించాల్సిన మొత్తం, గడువు తేదీ, మరియు ఇన్వాయిస్ ప్రారంభంలో చెల్లించడానికి సరఫరాదారు మంజూరు చేసిన డిస్కౌంట్లు వంటివి కంపెనీ కొనుగోలు ఆర్డర్ కంపెనీ సరఫరాదారు నుండి సరుకులు అందుకున్నట్లు చూపించే రసీదు సాధారణ లెడ్జర్ అకౌంటింగ్ ప్రయోజనాల కోసం ఉపయోగించాల్సిన ఖాతాలు కొనుగోలు మరియు చెల్లింపు కోసం సంస్థలోని అధీకృత ప్రతినిధుల నుండి సంతకాలు సరఫరాదారుకు ఇన్వాయిస్ చెల్లించిన తర్వాత చెల్లింపు మరియు తేదీ యొక్క రుజువు.
బకాయిలు ఉన్న అన్ని వోచర్‌ల మొత్తం బ్యాలెన్స్ షీట్లో చెల్లించవలసిన ఖాతాలుగా నమోదు చేయబడతాయి. వోచర్ చెల్లించిన తర్వాత, చెల్లింపు యొక్క రుజువు వోచర్‌లో చేర్చబడుతుంది మరియు చెల్లింపు వోచర్‌గా నమోదు చేయబడుతుంది.
వోచర్లు ఎలా సహాయపడతాయి
సంస్థ యొక్క వోచర్లు ఆడిట్ నిర్వహించినప్పుడు సాక్ష్యాలకు కీలకమైన వనరుగా పనిచేస్తాయి. ఫైనాన్షియల్ స్టేట్మెంట్స్ మెటీరియల్ తప్పుడు అంచనా లేకుండా ఉన్నాయో లేదో తెలుసుకోవడానికి ఒక ఆడిటర్ కొన్ని విధానాలను నిర్వహిస్తాడు. కొనుగోలు చేసిన వస్తువులు వాస్తవానికి అందుకున్నట్లు వోచర్లు పత్రం, ఇది ఆర్థిక నివేదికలకు పోస్ట్ చేసిన వస్తువులు మరియు సేవలు నిజంగా ఉన్నాయని ఆడిటర్ వాదనకు మద్దతు ఇస్తుంది. సంస్థ యొక్క నగదు చెల్లింపులను విక్రేతలకు వోచర్లు సమర్థిస్తాయి మరియు లావాదేవీని పోస్ట్ చేయడానికి ఉపయోగించే సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలను డాక్యుమెంట్ చేస్తాయి.
వోచర్ వ్యవస్థను ఉపయోగించడం వల్ల కంపెనీ ఆస్తులను దొంగిలించడానికి ఉద్యోగులు కలిసిపోయే ప్రమాదం కూడా తగ్గుతుంది. ఉద్యోగులు దొంగతనం నివారించడానికి వ్యాపారాలు విధులను వేరుచేస్తాయి, అనగా సంస్థలోని వేర్వేరు వ్యక్తులకు క్లిష్టమైన పనులు కేటాయించబడతాయి. విధులు బహుళ వ్యక్తులచే నిర్వహించబడుతున్నాయని మరియు కాగితపు కాలిబాటను సృష్టిస్తుందని వోచర్ పత్రాలు, తద్వారా విధులు సరిగ్గా వేరు చేయబడిందని ఆడిటర్ నిర్ధారించగలడు.
వోచర్ యొక్క ఉదాహరణ
ఒక స్థానిక రెస్టారెంట్ ప్రతి కొన్ని రోజులకు దాని అమ్మకందారుల నుండి మాంసం మరియు చేపలను ఆర్డర్ చేస్తుంది. రెస్టారెంట్ మేనేజర్ 30 పౌండ్ల మాంసం కోసం కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను నింపుతుంది మరియు యజమాని రవాణాను ఆమోదించడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను ప్రారంభిస్తాడు. రవాణా అందుకున్నప్పుడు, రవాణా యొక్క వస్తువులను కొనుగోలు ఆర్డర్‌తో పోల్చి చూస్తే, రవాణా ఆదేశించిన దానితో సరిపోలడం. ప్రక్రియను డాక్యుమెంట్ చేయడానికి రెస్టారెంట్ షిప్పింగ్ రశీదును పూర్తి చేస్తుంది మరియు షిప్పింగ్ రశీదును విక్రేత యొక్క ఇన్‌వాయిస్‌తో పోల్చారు.
జతచేయబడిన పత్రాలను వివరించే కవర్ పేజీ అయిన వోచర్‌లో కొనుగోలు ఆర్డర్, షిప్పింగ్ రశీదు మరియు ఇన్వాయిస్ ఉన్నాయి. కొనుగోలు మొత్తం జతచేయబడి, చెల్లించే వరకు బ్యాలెన్స్ షీట్లో చెల్లించవలసిన ఖాతాలకు నమోదు చేయబడుతుంది. చెక్కుపై సంతకం చేయడానికి ముందు యజమాని అన్ని వోచర్ సమాచారాన్ని సమీక్షిస్తాడు.
లావాదేవీని రికార్డ్ చేయడానికి ఉపయోగించే సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలను కూడా ఓచర్ కలిగి ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, రెస్టారెంట్, చెల్లింపును రికార్డ్ చేయడానికి మాంసం జాబితా ఖాతా మరియు డెబిట్ (తగ్గుదల) ను క్రెడిట్ చేయవచ్చు (పెంచవచ్చు). చెల్లింపు రశీదు మరియు వోచర్ చెల్లించినట్లు చూపించడానికి తేదీ నమోదు చేయబడుతుంది. చెల్లించవలసిన ఖాతాలు ఇన్వాయిస్ చెల్లించడం వలన తక్కువ బ్యాలెన్స్ను ప్రతిబింబిస్తాయి, అదనపు చెల్లించాల్సినవి లేవని అనుకుంటాము.
