ఇన్వాయిస్ అంటే ఏమిటి?
ఇన్వాయిస్ అనేది వాణిజ్య పత్రం, ఇది కొనుగోలుదారు మరియు విక్రేత మధ్య లావాదేవీని వర్గీకరిస్తుంది మరియు నమోదు చేస్తుంది. వస్తువులు లేదా సేవలను క్రెడిట్‌లో కొనుగోలు చేసినట్లయితే, ఇన్వాయిస్ సాధారణంగా ఒప్పందం యొక్క నిబంధనలను నిర్దేశిస్తుంది మరియు అందుబాటులో ఉన్న చెల్లింపు పద్ధతులపై సమాచారాన్ని అందిస్తుంది. ఇన్వాయిస్‌ల రకాల్లో రశీదు, అమ్మకపు బిల్లు, డెబిట్ నోట్ లేదా అమ్మకాల ఇన్వాయిస్ ఉండవచ్చు.
అన్ని అత్యుత్తమ లావాదేవీలకు ఇన్వాయిస్‌గా నెల-ముగింపు స్టేట్‌మెంట్‌ను పంపాలని కంపెనీలు ఎంచుకోవచ్చు. ఇదే జరిగితే, తదుపరి ఇన్వాయిస్లు పంపబడవని స్టేట్మెంట్ సూచించాలి. చారిత్రాత్మకంగా, ఇన్వాయిస్లు కాగితంపై నమోదు చేయబడ్డాయి, తరచూ బహుళ కాపీలు ఉత్పత్తి చేయబడతాయి, తద్వారా కొనుగోలుదారు మరియు విక్రేత ప్రతి ఒక్కరూ తమ సొంత రికార్డుల కోసం లావాదేవీల రికార్డును కలిగి ఉంటారు. ప్రస్తుతం, కంప్యూటర్ సృష్టించిన ఇన్వాయిస్లు చాలా సాధారణం. వాటిని డిమాండ్‌పై కాగితానికి ముద్రించవచ్చు లేదా లావాదేవీల పార్టీలకు ఇమెయిల్ ద్వారా పంపవచ్చు. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులు నిర్దిష్ట లావాదేవీలు లేదా నిర్దిష్ట తేదీలను సులభంగా శోధించడానికి మరియు క్రమబద్ధీకరించడానికి కూడా అనుమతిస్తాయి.
ప్రో-ఫార్మా ఇన్వాయిస్ అనేది ఒక ఒప్పంద ఒప్పందం, అయితే అమ్మకపు నిబంధనలు మార్పుకు లోబడి ఉంటాయి.
వాయిస్
ఇన్వాయిస్ యొక్క ప్రాథమికాలు
ఇన్వాయిస్ అది బిల్లు ముఖం మీద ఇన్వాయిస్ అని పేర్కొనాలి. ఇది సాధారణంగా అంతర్గత మరియు బాహ్య సూచనలకు ఉపయోగపడే ఇన్వాయిస్ సంఖ్య అని పిలువబడే ప్రత్యేకమైన ఐడెంటిఫైయర్ను కలిగి ఉంటుంది. బిల్లింగ్‌కు సంబంధించి లోపం ఉంటే ఇన్వాయిస్ సాధారణంగా విక్రేత లేదా సేవా ప్రదాత కోసం సంప్రదింపు సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది.
చెల్లింపు నిబంధనలు ఇన్వాయిస్‌పై, అలాగే ఏదైనా తగ్గింపులకు సంబంధించిన సమాచారం, ముందస్తు చెల్లింపు వివరాలు లేదా ఆలస్య చెల్లింపుల కోసం అంచనా వేసిన ఫైనాన్స్ ఛార్జీలు. ఇది ఒక వస్తువు యొక్క యూనిట్ వ్యయం, కొనుగోలు చేసిన మొత్తం యూనిట్లు, సరుకు రవాణా, నిర్వహణ, షిప్పింగ్ మరియు అనుబంధ పన్ను ఛార్జీలను కూడా అందిస్తుంది మరియు ఇది చెల్లించాల్సిన మొత్తం మొత్తాన్ని వివరిస్తుంది.
ప్రో ఫార్మా ఇన్వాయిస్ అనేది వస్తువుల రవాణా లేదా పంపిణీకి ముందుగానే కొనుగోలుదారులకు పంపిన అమ్మకపు ప్రాథమిక బిల్లు. ఇన్వాయిస్ సాధారణంగా కొనుగోలు చేసిన వస్తువులు మరియు షిప్పింగ్ బరువు మరియు రవాణా ఛార్జీలు వంటి ఇతర ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని వివరిస్తుంది. ప్రో ఫార్మా ఇన్వాయిస్లు తరచుగా అంతర్జాతీయ లావాదేవీలతో అమలులోకి వస్తాయి, ముఖ్యంగా దిగుమతులపై కస్టమ్స్ ప్రయోజనాల కోసం.
పన్ను ప్రయోజనాల కోసం మీరు మీ ఇన్వాయిస్లు మరియు రశీదుల కాపీని కాగితం లేదా ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో ఎల్లప్పుడూ నిర్వహించాలి.
ఇన్వాయిస్ తేదీ యొక్క ప్రాముఖ్యత
ఇన్వాయిస్ తేదీ వస్తువుల బిల్లు మరియు లావాదేవీ అధికారికంగా నమోదు చేయబడిన అధికారిక తేదీని సూచిస్తుంది. అందువల్ల, ఇన్వాయిస్ తేదీ చెల్లింపుకు సంబంధించి అవసరమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉంది, ఎందుకంటే ఇది క్రెడిట్ వ్యవధి మరియు బిల్లు యొక్క గడువు తేదీని నిర్దేశిస్తుంది. నెట్ 30 వంటి క్రెడిట్ అందించే సంస్థలకు ఇది చాలా ముఖ్యమైనది. ఇన్వాయిస్ యొక్క అసలు గడువు తేదీ సాధారణంగా ఇన్వాయిస్ తేదీ తర్వాత 30 రోజుల తరువాత ఉంటుంది.
E-ఇన్వాయిస్
కంప్యూటర్ యుగం వచ్చినప్పటి నుండి, ప్రజలు మరియు వ్యాపారాలు కాగితపు పత్రాలకు ప్రత్యామ్నాయంగా ఎలక్ట్రానిక్ ఇన్వాయిస్ మీద ఆధారపడటం సులభం. ఎలక్ట్రానిక్ ఇన్వాయిస్, లేదా ఇ-ఇన్వాయిస్, పార్టీల మధ్య లావాదేవీలకు సంబంధించిన పత్రాలను రూపొందించడానికి, నిల్వ చేయడానికి మరియు పర్యవేక్షించడానికి మరియు వారి ఒప్పందాల నిబంధనలు నెరవేర్చబడటానికి ఎలక్ట్రానిక్ బిల్లింగ్ యొక్క ఒక రూపం.
ఈ ఇ-పత్రాలలో ఇన్వాయిస్లు మరియు రశీదులు, కొనుగోలు ఆర్డర్లు, డెబిట్ మరియు క్రెడిట్ నోట్స్, చెల్లింపు నిబంధనలు మరియు సూచనలు మరియు చెల్లింపుల స్లిప్‌లు ఉండవచ్చు. డిజిటల్ ఇన్వాయిస్లు సాధారణంగా ఇమెయిల్, వెబ్ పేజీ లేదా అనువర్తనం ద్వారా పంపబడతాయి. ప్రయోజనాలు ఈ క్రింది వాటిని కలిగి ఉన్నాయి:
- భౌతిక నష్టానికి శాశ్వతత్వం మరియు ప్రతిఘటన నిర్దిష్ట పేర్లు, నిబంధనలు లేదా తేదీల కోసం శోధించడం మరియు క్రమబద్ధీకరించడం సౌలభ్యం ఆడిబిలిటీ డిమాండ్‌పై ముద్రించడం లేదా పునరుత్పత్తి చేయగల సామర్థ్యం డేటా సేకరణ మరియు వ్యాపార మేధస్సు సామర్థ్యం కాగితం వాడకం
ఇ-ఇన్వాయిస్ అనేక సాంకేతిక పరిజ్ఞానాలు మరియు ప్రవేశ ఎంపికలను కలిగి ఉంది మరియు చెల్లింపు కోసం వినియోగదారునికి ఇన్వాయిస్ ఎలక్ట్రానిక్గా సమర్పించబడే ఏ పద్ధతిని వివరించడానికి సాధారణ పదంగా ఉపయోగించబడుతుంది. దత్తత మరియు సామర్థ్యాన్ని సులభతరం చేయడానికి EDIFACT మరియు UBL వంటి అనేక ఇ-ఇన్వాయిస్ ప్రమాణాలు ప్రపంచవ్యాప్తంగా అభివృద్ధి చేయబడ్డాయి.
కీ టేకావేస్
- ఇన్వాయిస్ అనేది వాణిజ్య పత్రం, ఇది కొనుగోలుదారు మరియు విక్రేత మధ్య లావాదేవీని వర్గీకరిస్తుంది మరియు రికార్డ్ చేస్తుంది. స్టోర్ నుండి కాగితం రసీదు ఒక సాధారణ వినియోగదారు ఇన్వాయిస్. ఇన్వాయిస్లు అంతర్గత నియంత్రణలు మరియు ఆడిట్లను లెక్కించడంలో కీలకమైన అంశం. ఇన్వాయిస్లో ఛార్జీలు బాధ్యతాయుతమైన నిర్వహణ సిబ్బందిచే ఆమోదించబడాలి. ఇన్వాయిస్లు సాధారణంగా చెల్లింపు నిబంధనలు, యూనిట్ ఖర్చులు, షిప్పింగ్, హ్యాండ్లింగ్ మరియు లావాదేవీల సమయంలో పేర్కొన్న ఇతర నిబంధనలను వివరిస్తాయి. ఇన్వాయిస్లు కాగితం రూపంలో ఉండవచ్చు, కానీ ఇ-ఇన్వాయిస్లు చాలా సాధారణం అయ్యాయి.
చెల్లించవలసిన ఇన్వాయిస్లు మరియు ఖాతాలు
ఇన్వాయిస్లు జాబితా నియంత్రణ, అకౌంటింగ్ మరియు పన్ను ప్రయోజనాల కోసం ఒక ఉత్పత్తి అమ్మకాన్ని ట్రాక్ చేస్తాయి. చాలా కంపెనీలు ఉత్పత్తిని రవాణా చేస్తాయి మరియు తరువాతి తేదీన చెల్లింపును ఆశిస్తాయి, కాబట్టి చెల్లించాల్సిన మొత్తం కొనుగోలుదారునికి చెల్లించవలసిన ఖాతా మరియు విక్రేతకు స్వీకరించదగిన ఖాతా అవుతుంది.
ఆధునిక ఇన్వాయిస్లు కాగితం ఆధారితంగా కాకుండా ఎలక్ట్రానిక్ ద్వారా ప్రసారం చేయబడతాయి. ఇన్వాయిస్ పోయినట్లయితే, కొనుగోలుదారు విక్రేత నుండి కాపీని అభ్యర్థించవచ్చు. ఇన్వాయిస్ యొక్క ఉపయోగం క్రెడిట్ ఉనికిని సూచిస్తుంది, ఎందుకంటే విక్రేత ఒక ఉత్పత్తిని పంపాడు లేదా నగదును స్వీకరించకుండా ఒక సేవను అందించాడు.
ఇన్వాయిస్లు కొనుగోలు ఆర్డర్‌ల నుండి భిన్నంగా ఉంటాయి, కస్టమర్ మంచి లేదా సేవను ఆర్డర్ చేసే ముందు సృష్టించబడతాయి.
ఇన్వాయిస్లు మరియు అంతర్గత నియంత్రణలు
ఇన్వాయిస్లు అంతర్గత నియంత్రణల యొక్క క్లిష్టమైన అంశం. ఇన్వాయిస్లో ఛార్జీలను బాధ్యతాయుతమైన నిర్వహణ సిబ్బంది ఆమోదించాలి. ప్రత్యామ్నాయంగా, ఇన్వాయిస్ కొనుగోలు ఆర్డర్‌కు సరిపోతుంది మరియు సమాచారాన్ని సమన్వయం చేసిన తరువాత, ఆమోదించబడిన లావాదేవీల కోసం చెల్లింపు జరుగుతుంది. ఖర్చు తగ్గింపు కోసం పరీక్షించేటప్పుడు తగిన అకౌంటింగ్ వ్యవధిలో ఇన్వాయిస్లు నమోదు చేయబడతాయని ఆడిటింగ్ సంస్థ నిర్ధారిస్తుంది.
