విషయ సూచిక
- 1. AIS ప్రజలు
- 2. విధానాలు మరియు సూచనలు
- 3. AIS డేటా
- 4. AIS సాఫ్ట్‌వేర్
- 5. ఐటి ఇన్ఫ్రాస్ట్రక్చర్
- 6. అంతర్గత నియంత్రణలు
- నిజ జీవితంలో AIS ఎలా పనిచేస్తుంది
- బాటమ్ లైన్
అకౌంటింగ్ ఇన్ఫర్మేషన్ సిస్టమ్ (AIS) అనేది ఒక వ్యాపారం దాని ఆర్థిక డేటాను సేకరించడానికి, నిల్వ చేయడానికి, నిర్వహించడానికి, ప్రాసెస్ చేయడానికి, తిరిగి పొందటానికి మరియు నివేదించడానికి ఉపయోగించే ఒక నిర్మాణం కాబట్టి దీనిని అకౌంటెంట్లు, కన్సల్టెంట్స్, బిజినెస్ ఎనలిస్ట్స్, మేనేజర్స్, చీఫ్ ఫైనాన్షియల్ ఆఫీసర్స్ (CFO లు) ఉపయోగించుకోవచ్చు., ఆడిటర్లు, నియంత్రకాలు మరియు పన్ను ఏజెన్సీలు.
సంస్థ యొక్క ఆర్ధిక లావాదేవీలు మరియు రికార్డ్ కీపింగ్‌లో అత్యున్నత స్థాయి ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి ప్రత్యేకంగా శిక్షణ పొందిన అకౌంటెంట్లు AIS తో లోతుగా పనిచేస్తారు, అలాగే చట్టబద్దంగా ప్రాప్యత అవసరమయ్యే వారికి ఆర్థిక డేటాను సులభంగా అందుబాటులోకి తెస్తారు-ఇవన్నీ డేటాను చెక్కుచెదరకుండా మరియు భద్రంగా ఉంచేటప్పుడు.
అకౌంటింగ్ సమాచార వ్యవస్థలు సాధారణంగా ఆరు ప్రాధమిక భాగాలను కలిగి ఉంటాయి: వ్యక్తులు, విధానాలు మరియు సూచనలు, డేటా, సాఫ్ట్‌వేర్, ఇన్ఫర్మేషన్ టెక్నాలజీ మౌలిక సదుపాయాలు మరియు అంతర్గత నియంత్రణలు. ప్రతి భాగాన్ని వివరంగా చూద్దాం.
అకౌంటింగ్ ఇన్ఫర్మేషన్ సిస్టమ్స్ పరిచయం
1. AIS ప్రజలు
AIS లోని వ్యక్తులు సిస్టమ్ వినియోగదారులు. సంస్థ యొక్క AIS ను ఉపయోగించాల్సిన నిపుణులలో అకౌంటెంట్లు, కన్సల్టెంట్స్, బిజినెస్ ఎనలిస్ట్స్, మేనేజర్లు, చీఫ్ ఫైనాన్షియల్ ఆఫీసర్లు మరియు ఆడిటర్లు ఉన్నారు. ఒక సంస్థలోని వివిధ విభాగాలు కలిసి పనిచేయడానికి AIS సహాయపడుతుంది.
ఉదాహరణకు, నిర్వహణ అమ్మకాల లక్ష్యాలను ఏర్పాటు చేయగలదు, దీని కోసం సిబ్బంది తగిన జాబితాను ఆర్డర్ చేయవచ్చు. జాబితా ఆర్డర్ కొత్త చెల్లించవలసిన అకౌంటింగ్ విభాగానికి తెలియజేస్తుంది. అమ్మకాలు చేసినప్పుడు, అమ్మకందారులు కస్టమర్ ఆర్డర్‌లను నమోదు చేయవచ్చు, అకౌంటింగ్ కస్టమర్లను ఇన్వాయిస్ చేయవచ్చు, గిడ్డంగి ఆర్డర్‌ను సమీకరించగలదు, షిప్పింగ్ విభాగం దాన్ని పంపగలదు మరియు కొత్తగా స్వీకరించదగిన వాటి గురించి అకౌంటింగ్ విభాగానికి తెలియజేయబడుతుంది. కస్టమర్ సేవా విభాగం కస్టమర్ సరుకులను ట్రాక్ చేయవచ్చు మరియు సిస్టమ్ నిర్వహణ కోసం అమ్మకాల నివేదికలను సృష్టించగలదు. నిర్వాహకులు జాబితా ఖర్చులు, షిప్పింగ్ ఖర్చులు, తయారీ ఖర్చులు మరియు మొదలైనవి కూడా చూడవచ్చు.
బాగా రూపొందించిన AIS తో, అధికారం ఉన్న సంస్థలోని ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే వ్యవస్థను యాక్సెస్ చేయవచ్చు మరియు అదే సమాచారాన్ని పొందవచ్చు. అవసరమైనప్పుడు, సంస్థ వెలుపల ఉన్నవారికి సమాచారాన్ని పొందడం కూడా AIS సులభతరం చేస్తుంది.
ఉదాహరణకు, కన్సల్టెంట్స్ ఖర్చు డేటా, అమ్మకాల డేటా మరియు రాబడిని చూడటం ద్వారా సంస్థ యొక్క ధరల నిర్మాణం యొక్క ప్రభావాన్ని విశ్లేషించడానికి AIS లోని సమాచారాన్ని ఉపయోగించవచ్చు. అలాగే, ఆడిటర్లు సంస్థ యొక్క అంతర్గత నియంత్రణలు, ఆర్థిక పరిస్థితి మరియు సర్బేన్స్-ఆక్స్లీ చట్టం (SOX) కు అనుగుణంగా ఉన్నట్లు అంచనా వేయడానికి డేటాను ఉపయోగించవచ్చు.
AIS ను ఉపయోగించుకునే ప్రజల అవసరాలను తీర్చడానికి రూపొందించాలి. సిస్టమ్ కూడా ఉపయోగించడానికి సులభమైనది మరియు మెరుగుపరచాలి, సామర్థ్యాన్ని అడ్డుకోకూడదు.
2. విధానాలు మరియు సూచనలు
AIS యొక్క విధానం మరియు సూచనలు డేటాను సేకరించడం, నిల్వ చేయడం, తిరిగి పొందడం మరియు ప్రాసెస్ చేయడం కోసం ఉపయోగించే పద్ధతులు. ఈ పద్ధతులు మాన్యువల్ మరియు ఆటోమేటెడ్. డేటా అంతర్గత వనరులు (ఉదా., ఉద్యోగులు) మరియు బాహ్య వనరులు (ఉదా., వినియోగదారుల ఆన్‌లైన్ ఆర్డర్లు) నుండి రావచ్చు. విధానాలు మరియు సూచనలు AIS సాఫ్ట్‌వేర్‌లో కోడ్ చేయబడతాయి documentation వాటిని డాక్యుమెంటేషన్ మరియు శిక్షణ ద్వారా ఉద్యోగుల్లోకి "కోడ్" చేయాలి. ప్రభావవంతంగా ఉండటానికి, విధానాలు మరియు సూచనలు స్థిరంగా పాటించాలి.
3. AIS డేటా
సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడానికి, AIS తప్పనిసరిగా డేటాబేస్ కోసం సాధారణంగా ఉపయోగించే కంప్యూటర్ భాష అయిన స్ట్రక్చర్డ్ క్వరీ లాంగ్వేజ్ (SQL) వంటి డేటాబేస్ నిర్మాణాన్ని కలిగి ఉండాలి. AIS కి వివిధ రకాల సిస్టమ్ యూజర్లు మరియు డేటా ఎంట్రీ కోసం వివిధ ఇన్పుట్ స్క్రీన్లు అవసరం, అలాగే వివిధ వినియోగదారుల అవసరాలు మరియు వివిధ రకాల సమాచారం కోసం వివిధ అవుట్పుట్ ఫార్మాట్లు అవసరం.
AIS లో ఉన్న డేటా సంస్థ యొక్క వ్యాపార పద్ధతులకు సంబంధించిన అన్ని ఆర్థిక సమాచారం. సంస్థ యొక్క ఆర్ధికవ్యవస్థపై ప్రభావం చూపే ఏదైనా వ్యాపార డేటా AIS లోకి వెళ్ళాలి.
AIS లో చేర్చబడిన డేటా రకం వ్యాపారం యొక్క స్వభావంపై ఆధారపడి ఉంటుంది, కానీ ఇది ఈ క్రింది వాటిని కలిగి ఉండవచ్చు:
- సేల్స్ ఆర్డర్లు కస్టమర్ బిల్లింగ్ స్టేట్‌మెంట్స్ సేల్స్ విశ్లేషణ నివేదికలు కొనుగోలు అవసరాలు వెండర్ ఇన్వాయిస్‌లు రిజిస్టర్‌లను తనిఖీ చేయండి ఇన్వెంటరీ డేటా పేరోల్ సమాచారం టైమ్‌కీపింగ్ టాక్స్ సమాచారం
ఖాతాల స్వీకరించదగిన వృద్ధాప్యం, తరుగుదల / రుణ విమోచన షెడ్యూల్‌లు, ట్రయల్ బ్యాలెన్స్, లాభం మరియు నష్టం మొదలైన అకౌంటింగ్ స్టేట్‌మెంట్‌లు మరియు నివేదికలను సిద్ధం చేయడానికి ఈ డేటాను ఉపయోగించవచ్చు. ఈ డేటాను ఒకే చోట-AIS లో కలిగి ఉండటం business వ్యాపారం యొక్క రికార్డ్ కీపింగ్, రిపోర్టింగ్, విశ్లేషణ, ఆడిటింగ్ మరియు నిర్ణయాత్మక కార్యకలాపాలను సులభతరం చేస్తుంది. డేటా ఉపయోగకరంగా ఉండటానికి, ఇది పూర్తి, సరైనది మరియు సంబంధితంగా ఉండాలి.
మరోవైపు, AIS లోకి వెళ్ళని డేటా యొక్క ఉదాహరణలు మెమోలు, కరస్పాండెన్స్, ప్రెజెంటేషన్లు మరియు మాన్యువల్లు. ఈ పత్రాలు సంస్థ యొక్క ఆర్ధికవ్యవస్థకు స్పష్టమైన సంబంధాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు, కానీ, ప్రామాణిక ఫుట్‌నోట్‌లను మినహాయించి, అవి నిజంగా సంస్థ యొక్క ఆర్థిక రికార్డ్ కీపింగ్‌లో భాగం కాదు.
4. AIS సాఫ్ట్‌వేర్
AIS యొక్క సాఫ్ట్‌వేర్ భాగం సంస్థ యొక్క ఆర్థిక డేటాను నిల్వ చేయడానికి, తిరిగి పొందటానికి, ప్రాసెస్ చేయడానికి మరియు విశ్లేషించడానికి ఉపయోగించే కంప్యూటర్ ప్రోగ్రామ్‌లు. కంప్యూటర్లు ఉండటానికి ముందు, AIS ఒక మాన్యువల్, కాగితం ఆధారిత వ్యవస్థ, కానీ నేడు, చాలా కంపెనీలు AIS యొక్క ప్రాతిపదికగా కంప్యూటర్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగిస్తున్నాయి. చిన్న వ్యాపారాలు ఇంట్యూట్ యొక్క క్విక్‌బుక్‌లు లేదా సేజ్ సేజ్ 50 అకౌంటింగ్‌ను ఉపయోగించవచ్చు, కాని మరికొన్ని ఉన్నాయి. చిన్న నుండి మధ్య తరహా వ్యాపారాలు SAP యొక్క బిజినెస్ వన్‌ను ఉపయోగించవచ్చు. మధ్య-పరిమాణ మరియు పెద్ద వ్యాపారాలు మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క డైనమిక్స్ GP, సేజ్ గ్రూప్ యొక్క MAS 90 లేదా MAS 200, ఒరాకిల్ పీపుల్సాఫ్ట్ లేదా ఎపికోర్ ఫైనాన్షియల్ మేనేజ్‌మెంట్‌ను ఉపయోగించవచ్చు.
సమర్థవంతమైన AIS సాఫ్ట్‌వేర్ యొక్క నాణ్యత, విశ్వసనీయత మరియు భద్రత. సంస్థ కోసం నిర్ణయాలు తీసుకోవటానికి నిర్వాహకులు అందించే సమాచారంపై ఆధారపడతారు మరియు మంచి నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి వారికి అధిక-నాణ్యత సమాచారం అవసరం.
వివిధ రకాల వ్యాపారాల యొక్క ప్రత్యేక అవసరాలను తీర్చడానికి AIS సాఫ్ట్‌వేర్ ప్రోగ్రామ్‌లను అనుకూలీకరించవచ్చు. ఇప్పటికే ఉన్న ప్రోగ్రామ్ సంస్థ యొక్క అవసరాలను తీర్చకపోతే, సాఫ్ట్‌వేర్‌ను తుది వినియోగదారుల నుండి గణనీయమైన ఇన్‌పుట్‌తో ఇంటిలోనే అభివృద్ధి చేయవచ్చు లేదా సంస్థ కోసం ప్రత్యేకంగా మూడవ పార్టీ సంస్థ అభివృద్ధి చేయవచ్చు. ఈ వ్యవస్థను ఒక ప్రత్యేక సంస్థకు కూడా అవుట్సోర్స్ చేయవచ్చు.
బహిరంగంగా వర్తకం చేసే సంస్థల కోసం, వ్యాపారం ఎంచుకున్న సాఫ్ట్‌వేర్ ప్రోగ్రామ్ మరియు అనుకూలీకరణ ఎంపికలు ఉన్నా, సర్బేన్స్-ఆక్స్లీ నిబంధనలు AIS యొక్క నిర్మాణాన్ని కొంతవరకు నిర్దేశిస్తాయి. SOX నిబంధనలు అంతర్గత నియంత్రణలు మరియు ఆడిటింగ్ విధానాలను ప్రభుత్వ సంస్థలు పాటించాల్సిన అవసరం ఉంది.
5. ఐటి ఇన్ఫ్రాస్ట్రక్చర్
ఇన్ఫర్మేషన్ టెక్నాలజీ ఇన్ఫ్రాస్ట్రక్చర్ అనేది అకౌంటింగ్ ఇన్ఫర్మేషన్ సిస్టమ్‌ను ఆపరేట్ చేయడానికి ఉపయోగించే హార్డ్‌వేర్‌కు ఒక ఫాన్సీ పేరు. కంప్యూటర్లు, మొబైల్ పరికరాలు, సర్వర్లు, ప్రింటర్లు, ఉప్పెన రక్షకులు, రౌటర్లు, నిల్వ మాధ్యమం మరియు బ్యాకప్ విద్యుత్ సరఫరాతో సహా వ్యాపారంలో ఏమైనా ఈ హార్డ్‌వేర్ వస్తువులు ఉండాలి. ఖర్చుతో పాటు, హార్డ్‌వేర్‌ను ఎంచుకోవడంలో పరిగణించవలసిన అంశాలు వేగం, నిల్వ సామర్థ్యం మరియు దానిని విస్తరించవచ్చు మరియు అప్‌గ్రేడ్ చేయవచ్చా.
బహుశా ముఖ్యంగా, AIS కోసం ఎంచుకున్న హార్డ్‌వేర్ ఉద్దేశించిన సాఫ్ట్‌వేర్‌తో అనుకూలంగా ఉండాలి. ఆదర్శవంతంగా, ఇది కేవలం అనుకూలంగా ఉండదు, కానీ సరైనది-వేగవంతమైన వ్యవస్థ కంటే చాలా క్లిష్టమైన వ్యవస్థ చాలా తక్కువ సహాయపడుతుంది. వ్యాపారాలు హార్డ్‌వేర్ మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ అనుకూలత అవసరాలను సులభంగా తీర్చగల ఒక మార్గం, వ్యాపారానికి అవసరమైన హార్డ్‌వేర్ మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ రెండింటినీ కలిగి ఉన్న టర్న్‌కీ వ్యవస్థను కొనుగోలు చేయడం. టర్న్‌కీ వ్యవస్థను కొనుగోలు చేయడం అంటే, సిద్ధాంతపరంగా, వ్యాపారం దాని AIS కోసం హార్డ్‌వేర్ మరియు సాఫ్ట్‌వేర్‌ల యొక్క సరైన కలయికను పొందుతుంది.
మంచి AIS లో హార్డ్‌వేర్ సిస్టమ్ యొక్క భాగాలను నిర్వహించడం, సేవ చేయడం, భర్తీ చేయడం మరియు అప్‌గ్రేడ్ చేయడం, అలాగే సున్నితమైన డేటా పూర్తిగా నాశనం అయ్యే విధంగా విరిగిన మరియు పాత హార్డ్‌వేర్‌ను పారవేసేందుకు ఒక ప్రణాళిక కూడా ఉండాలి.
6. అంతర్గత నియంత్రణలు
AIS యొక్క అంతర్గత నియంత్రణలు సున్నితమైన డేటాను రక్షించడానికి కలిగి ఉన్న భద్రతా చర్యలు. ఇవి పాస్‌వర్డ్‌ల వలె సరళమైనవి లేదా బయోమెట్రిక్ గుర్తింపు వలె సంక్లిష్టంగా ఉంటాయి. AIS అనధికార కంప్యూటర్ యాక్సెస్ నుండి రక్షించడానికి మరియు అధీకృత వినియోగదారులకు ప్రాప్యతను పరిమితం చేయడానికి అంతర్గత నియంత్రణలను కలిగి ఉండాలి, ఇందులో సంస్థలోని కొంతమంది వినియోగదారులు ఉంటారు. సిస్టమ్ యొక్క ఎంచుకున్న భాగాలను మాత్రమే యాక్సెస్ చేయడానికి అనుమతించబడిన వ్యక్తుల అనధికార ఫైల్ ప్రాప్యతను కూడా ఇది నిరోధించాలి.
AIS సంస్థకు మాత్రమే కాకుండా దాని ఉద్యోగులు మరియు కస్టమర్లకు సంబంధించిన రహస్య సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది. ఈ డేటాలో సామాజిక భద్రత సంఖ్యలు, జీతం సమాచారం, క్రెడిట్ కార్డ్ నంబర్లు మరియు మొదలైనవి ఉండవచ్చు. AIS లోని మొత్తం డేటా గుప్తీకరించబడాలి మరియు సిస్టమ్‌కు ప్రాప్యత లాగిన్ అయి సర్వే చేయాలి. సిస్టమ్ కార్యాచరణను కూడా గుర్తించవచ్చు.
కంప్యూటర్ వైరస్లు, హ్యాకర్లు మరియు నెట్‌వర్క్ భద్రతకు ఇతర అంతర్గత మరియు బాహ్య బెదిరింపుల నుండి రక్షించే అంతర్గత నియంత్రణలు కూడా AIS కి అవసరం. ఇది ప్రకృతి వైపరీత్యాలు మరియు డేటా నష్టానికి కారణమయ్యే శక్తి పెరుగుదల నుండి కూడా రక్షించబడాలి.
నిజ జీవితంలో AIS ఎలా పనిచేస్తుంది
చక్కగా రూపొందించిన AIS ఒక వ్యాపారాన్ని రోజువారీ ప్రాతిపదికన సజావుగా నడిపించడానికి ఎలా అనుమతిస్తుంది లేదా వ్యవస్థ సరిగా రూపకల్పన చేయకపోతే దాని ఆపరేషన్‌కు ఆటంకం కలిగిస్తుంది. AIS కోసం మూడవ ఉపయోగం ఏమిటంటే, ఒక వ్యాపారం ఇబ్బందుల్లో ఉన్నప్పుడు, దాని AIS లోని డేటా ఏమి జరిగిందో కథను వెలికితీసేందుకు ఉపయోగించవచ్చు.
వరల్డ్‌కామ్ మరియు లెమాన్ బ్రదర్స్ కేసులు రెండు ఉదాహరణలు.
2002 లో, వరల్డ్‌కామ్ యొక్క అంతర్గత ఆడిటర్లు యూజీన్ మోర్స్ మరియు సింథియా కూపర్ సంస్థ యొక్క AIS ను ఉపయోగించి 4 బిలియన్ డాలర్ల మోసపూరిత వ్యయ కేటాయింపులు మరియు ఇతర అకౌంటింగ్ ఎంట్రీలను కనుగొన్నారు. వారి పరిశోధన CFO స్కాట్ సుల్లివన్ యొక్క రద్దుకు దారితీసింది, అలాగే కొత్త చట్టం - సర్బేన్స్-ఆక్స్లీ చట్టంలోని సెక్షన్ 404, ఇది కంపెనీల అంతర్గత ఆర్థిక నియంత్రణలు మరియు విధానాలను నియంత్రిస్తుంది.
లెమాన్ పతనానికి కారణాలను పరిశోధించేటప్పుడు, దాని AIS మరియు ఇతర డేటా వ్యవస్థల యొక్క సమీక్ష ఒక ముఖ్యమైన భాగం, పత్ర సేకరణ మరియు సమీక్షతో పాటు సాక్షి ఇంటర్వ్యూలతో పాటు. సంస్థ యొక్క వైఫల్యానికి గల కారణాల కోసం అన్వేషణ "2, 200 పేజీల, తొమ్మిది-వాల్యూమ్ ఎగ్జామినర్స్ నివేదిక ప్రకారం, లెమాన్ యొక్క ఆపరేటింగ్, ట్రేడింగ్, వాల్యుయేషన్, ఫైనాన్షియల్, అకౌంటింగ్ మరియు ఇతర డేటా సిస్టమ్స్ గురించి విస్తృతమైన దర్యాప్తు మరియు సమీక్ష అవసరం.
AIS ఎలా నిర్మాణాత్మకంగా ఉండకూడదో లెమాన్ వ్యవస్థలు ఒక ఉదాహరణను అందిస్తాయి. ఎగ్జామినర్ అంటోన్ ఆర్. వాలూకాస్ యొక్క నివేదిక ఇలా పేర్కొంది, "దాని దివాలా దాఖలు సమయంలో, లెమాన్ 2, 600 సాఫ్ట్‌వేర్ వ్యవస్థలు మరియు అనువర్తనాల ప్యాచ్ వర్క్‌ను నిర్వహించింది… లెమాన్ యొక్క అనేక వ్యవస్థలు మర్మమైనవి, పాతవి లేదా ప్రామాణికం కానివి."
పరీక్షకుడు తన ప్రయత్నాలను 96 వ్యవస్థలపై దృష్టి పెట్టాలని నిర్ణయించుకున్నాడు. ఈ పరీక్షకు వ్యవస్థలు ఎలా ఉపయోగించాలో తెలుసుకోవడానికి శిక్షణ, అధ్యయనం మరియు ట్రయల్ మరియు లోపం అవసరం.
"లెమాన్ వ్యవస్థలు పరస్పరం ఆధారపడ్డాయి, కానీ వారి సంబంధాలు అర్థాన్ని విడదీయడం కష్టం మరియు చక్కగా నమోదు చేయబడలేదు. అవసరమైన సమాచారాన్ని పొందటానికి ఈ వ్యవస్థలను అరికట్టడానికి అసాధారణ ప్రయత్నం జరిగింది" అని వలుకాస్ నివేదిక పేర్కొంది.
బాటమ్ లైన్
AIS యొక్క ఆరు భాగాలు అన్నీ కలిసి పనిచేస్తాయి, ముఖ్య ఉద్యోగులు వారి ఆర్థిక డేటాను సేకరించడానికి, నిల్వ చేయడానికి, నిర్వహించడానికి, ప్రాసెస్ చేయడానికి, తిరిగి పొందటానికి మరియు నివేదించడానికి సహాయపడతాయి. సమర్థవంతంగా మరియు కచ్చితంగా బాగా అభివృద్ధి చెందిన మరియు నిర్వహించబడుతున్న అకౌంటింగ్ సమాచార వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం విజయవంతమైన వ్యాపారం యొక్క అనివార్యమైన భాగం.
